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1.進め方や説明資料の作成での悩み

みなさん、フォーマットやサンプルのない資料の作成に悩む事はないでしょうか?

誰も作った事がない、コピー元がないような資料、ドキュメントを作る場合、頭で考える時間は長いけど、実際の説明資料にいつまでたっても辿り着かない等の経験はあなたにもないでしょうか?

✅課題が多すぎて調整先も多くて進め方を決めようにもどうやって決めれば良いのかわからない。

✅ドキュメントの目次や何を書いたら良いのかわからない。

✅お客さまとの調整資料にどのような事を書いたら良いのかわからない。

など、みなさんも思い当たる事があるのではないでしょうか?

2.ドキュメントや説明資料は目的に基づいて書くが良い

そのような時、私は以下の3つのアクションで説明資料やドキュメントを書くようにしています。

(1)まず目的を明確にする

何事も仕事ならば目的があるはずです。

目的がなければただの暇つぶしになってしまいます。

どんな事であれ、ドキュメントや説明資料、進め方を検討するにあたっては、それを作る事で何を実現したいのか?何のためにそれを作るのか?という目的があるはずです。

それらの目的をまずは明確にし、見える化しましょう。

(2)目的実現のために必要な検討ポイント、タスク、記載事項を列挙する

次に目的の達成や実現のために必要そうな検討ポイント、タスク、記載事項等を片っ端からあげて、エクセル等に書き出してみます。

洗い出したタスクは、カテゴライズし、あてはまるカテゴリがない場合は新たなカテゴリを作ります。

作ったカテゴリをキーワードにさらに検討ポイントやタスクを片っ端から上げてみる事でさらに漏れの少ないドキュメントにする事ができます。

(3)目的との整合性を確認する

(1)と(2)でドキュメントや説明資料の骨子ができたら、

あらためて目的との整合性を確認して、微修正や清書をしましょう、

(1)、(2)の作業は勢いで数時間で一気にやってしまい、その後、(3)をゆっくりやるのが効果的です。

今回はここまでとしたいと思います。

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