新しく入った部下のために、手順書を作ることになった。
一から書くのは大変だから、AIに頼んでみる。

「〇〇業務の手順書を作って」

返ってきたのは、それらしい手順書。体裁も整っていて、悪くない。

でも、読んでみると、

  • 「うちは、この作業の前に課長確認が入るんだよな」
  • 「この画面、うちのシステムだと名前が違う」
  • 「そもそも、この工程はうちには無い」

直すところが多すぎて、結局、自分で一から書いたほうが早かった。
そのタブは開いたまま、今日もまた、自分で書いている。

こんな"空振り"、心当たりありませんか?

「一般論の手順書」しか出てこない

これは、AIに実務を任せようとした人ほど当たります。

出てくるのは、たしかに手順書の形をしている。でも、それは"どこの会社でも通じる一般論"。
あなたの職場の、細かい決まりごとは、どこにも入っていません。

うちだけは、なぜかこの帳票を紙で出してから回す。
そんな、外から見たら意味の分からないルールほど、手順書の肝だったりする。
でも、そこはAIには書けない。だから、直しても直してもキリがない。

「やっぱりAIは、うちの仕事は分かってくれないな」
そう感じて、実務系の作業では使うのをやめてしまう。

でも、これはAIの限界ではなく、渡した情報の量の問題なんです。

厄介なのは、この"うちのやり方"が、自分の中では当たり前すぎて、説明すべきものだと気づきにくいこと。

長くやっている人ほど、体が覚えていて、言葉になっていない。

ズレているのは、「知っているはず」の前提

ここで、頼み方が下手なわけでは決してありません。

ズレているとすれば、自分にとっての"当たり前"を、渡さないまま頼んでいるところです。

AIが知っているのは、世の中の一般的なやり方だけ。
あなたの部署の承認ルート、使っているシステムの呼び名、「ここは必ず二人でチェック」といった
ローカルな決まり。こうしたことは、伝えない限り、AIには存在しないのと同じです。

そして、ここが面白いところなのですが、
この「うちのやり方を言葉にする」作業こそ、手順書づくりの、本体なんです。

AIに書かせて空振りするのは、実は「まだ言葉にできていない部分」がそのまま出ているだけ。
つまり、あなたの頭の中にあるものを引き出せれば、AIは一気に役に立ちます。

AIの答えの浅さは、こちらの言葉の量を映している

そして、これは手順書だけの話ではありません。

AIが一般論しか返さないときは、たいてい"自分の前提が、まだ渡っていない"というサインです。
AIの答えの浅さは、こちらが言葉にできている量を、そのまま映している。

そう思って見ると、空振りは失敗ではなく、「次に何を渡せばいいか」を教えてくれる合図になります。

今日からできる、小さな一歩

やることは、たった一つ。
いきなり「作って」と頼まず、先にAIに"質問させる"。

たとえば、こう頼みます。

〇〇業務の手順書を作りたい。でも、うちのやり方を書かないと使えないと思う。
まず、私に質問を5つして。それに答えたら、作ってほしい。

すると、AIはこう聞いてきます。

  • 承認は誰が行いますか?
  • 使用しているシステム名は?
  • 例外対応が必要なのは、どんなときですか?

この質問に答えていくと、自分でも気づいていなかった"うちの前提"が、自然と言葉になっていく。
ゼロから全部書き出すのは大変でも、聞かれたことに答えるだけなら、できるはずです。

  • これまで：
    「手順書を作って」
    → 一般論が出てくる
    → 直すところだらけで、結局自分で書く。

  • これから：
    先にAIに質問させる
    → 答えながら前提が言葉になる
    → うちのやり方が入った手順書が出てくる
    → 手直しは、細部だけ。

"空振りする依頼"が、"頭の中を引き出す時間"に変わります。

ただ、ここで次の壁が出てきます。

AIが聞いてくるのは、あくまで"一般的に必要そうな質問"です。承認者やシステム名なら、答えられる。
でも、本当に効いてくるのは、AIが聞いてくることすら思いつかない、うちだけの例外のほう。

当たり前すぎて自分でも自覚のない前提は、質問されない限り、出てこない。
そこが、いちばん厄介なところです。

「自分の業務の、どこが特殊なのか自覚がない」

いざやってみると、ここで手が止まる人がほとんどです。

何を前提として伝えればいいのか、自分ではつかみにくい。
しかも業務の前提を整理する作業は、一度で終わるものではなく、書いては足して、育てていくものだからです。

そして何より、自分の"当たり前"は、自分がいちばん気づけない。
だからこそ、外から質問してくれる相手と一緒に洗い出してしまうのが、いちばんの近道です。

私は人財育成に20年、官公庁や大手企業を中心に、
のべ3,000名以上の「独学のAI活用を、仕事で使える形に整える」お手伝いをしてきました。
その仕事柄、"その職場だけの当たり前"を外から見つけ出すことを、ずっとやってきています。

30分の無料相談では、あなたの業務をうかがいながら、「AIに先に伝えておくべき、うちならではの前提」を
一緒に洗い出して、そのまま貼り付けて使える"前提メモ"の形にします。

次に手順書を頼むとき、最初にそれを渡すだけで、返ってくるものが変わります。

相談だけで終えても大丈夫。そこは安心してください。

一人で「これで合ってるのかな」と抱える時間、そろそろ終わりにしませんか。

生成AIのモヤモヤを、実務目線で整理したい方はこちら：
https://menta.work/plan/21044

にっしーが、あなたの状況に合わせて、一緒に整理していきます。