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インポートで既存レコードを更新する際、プロパティごとに「上書きしない」を指定できます。空欄だけを埋めたい場面で使う設定ですが、挙動は「空欄なら埋まる」ではありません。

「上書きしない」で更新されるもの、されないもの

このオプションを選んだ場合、更新されるのは次の2つです。

  • 新しく作成されるレコードのプロパティ
  • 一度も値が入ったことのない既存レコードのプロパティ

一方、次は更新されません。

  • 現在、値が入っているプロパティ
  • 過去に値があり、現在は空になっているプロパティ

問題は最後の1つです。担当者が一度入力して、あとから削除した項目。移行時に入れた値を、誤りだと気づいて消した項目。これらは画面上は空欄に見えますが、インポートしても埋まりません。

「空欄のはずなのに反映されない」という現象の多くは、ファイルやマッピングではなく、そのプロパティに履歴があることが原因です。確実に入れたい場合は、このオプションを外して実行します。

レコードIDを含めたときの優先順位

一意の識別子を複数含めた場合、レコードIDが他のすべての識別子よりも優先されます。

注意が必要なのはコンタクトです。セカンダリーEメールアドレスを識別子として使う場合、ファイルにレコードID列を含めなければ、プライマリーEメールアドレスが置き換わることはありません。しかし、セカンダリーEメールとレコードIDの両方を含めると、セカンダリーEメールがプライマリーEメールに置き換わります。

エクスポートしたファイルをそのまま加工して取り込むと、レコードID列が残ったままになりがちです。意図せずメインのアドレスが入れ替わる可能性があります。

インポート前に確認すべきは、ファイルの中身だけではありません。更新したいプロパティに入力履歴があるか、ファイルにレコードID列が残っていないか。この2点を見るだけで、想定外の結果は大きく減ります。