Excel VBA・GAS案件の外注運営ノウハウを教えてください

【背景・現状】
現在、Excel VBA・Googleスプレッドシート・GASを使った業務自動化の受託開発を個人で行っています。お客様から要望を伺い、自分で試作品を作りながら見積もりを出し、合意が取れたら本開発に進むというスタイルで運営しています。

案件数が増えてきたことで、外注（業務委託）を活用して規模を拡大したいと考えていますが、外注運営の経験がなく、以下のような点で不安や疑問を抱えています。

【相談したいこと】
①見積もりの流れについて
現状：自分でヒアリング → 試作品を作って感覚を掴む → 見積もり提示 → 合意後に本開発
今後の理想：ヒアリング内容を外注パートナーさんに共有 → 外注パートナーさんに見積もってもらう → その金額で顧客と合意 → 開発依頼

この流れで問題ないか？より良いやり方はあるか？
ちなみに、現在は見積は無料で行っています。

②リスク管理
現状は「試作して見積もり」なので、合意に至らなくても損失は自分だけで完結している
外注パートナーさんに見積もり依頼をかける場合、見積もり作業の費用はどう扱うのか？見積料の相場感なども知りたい。
合意に至らなかった場合、外注パートナーさんへの報酬はどうすべきか？

③外注パートナーさんとのコミュニケーション
VBA・GAS開発者は副業の方が多く、平日日中のお客様ミーティングへの同席が難しいケースが多い印象です。
外注パートナーさんをミーティングに参加させず、自分が間に入って仕切る場合、どう情報を正確に伝えるか
実際の現場ではどう対処しているか？

④心構え・スタンス
人に任せることへの不安をどう乗り越えるか
外注さんとの信頼関係をどう築くか
トラブルが起きたときの対処法

【求めるメンター像】
・Excel VBA・GASなどの開発案件で、外注・業務委託の活用経験がある方
・個人または小規模チームで受託開発を運営した経験がある方
・ご自身の失敗談や試行錯誤も含めて、リアルな実態を話してくださる方
・他言語の開発者さんでもかまいませんが、ExcelVBA・GASの開発者さんを優遇します
※VBA・GASの技術的な指導は不要です。ビジネス・運営面のノウハウを求めています


【私のスペック（参考）】
・受託開発の経験：100件以上（個人で複数案件を並行稼働中）
・技術：Excel VBA・Googleスプレッドシート・GAS
・外注経験：なし
・目標：月の受注キャパを増やすために外注化を進めたい

【希望するメンタリング形式】
ビデオ通話（Zoom等）でのセッション
単発〜数回程度を想定
平日夜・土日も対応可能です
【目安予算】
5000円