Excelで在庫管理してた。3,000行超えた日に、ファイルが壊れた。
Excelで在庫管理してた。3,000行超えた日に、ファイルが壊れた。
「名前を付けて保存」を押したら固まった。30秒。1分。強制終了。開き直したらデータが半分消えてた。
3ヶ月分の在庫データが、一瞬で飛んだ。
バックアップ？ ない。「Excelだし大丈夫でしょ」。大丈夫じゃなかった。
ここから「ツールを見直す」地獄が始まった。同じようにExcelやスプレッドシートで限界を感じてる人に、僕がハマった穴を全部書く。
穴 1：Excelは「管理ツール」じゃなくて「表計算ソフト」だった
当たり前の話なんだけど、気づくのに1年かかった。
Excelで在庫管理、売上管理、顧客リスト、発送管理。全部1ファイル。シートが15枚。VLOOKUPが200個。開くのに45秒かかるファイルを毎日5回開いてた。
問題は「重い」ことじゃなくて、「壊れたら全部消える」こと。 1ファイルに全部入れてるから、1回の事故で全滅する。
1年後の僕：「なんで分散させなかったんだろう」
Googleスプレッドシートに移した。クラウドだから壊れない。自動保存。複数端末で見れる。移行に3日かかったけど、あの3日で1年分の不安が消えた。
▶ 持ち帰りポイント
データが1箇所に集中してたら危険信号。「このファイルが消えたら終わる」と思ったら、その日のうちにクラウドに移す。 移行は面倒だけど、データ消失の復旧は100倍面倒。
穴 2：手作業のコピペを「仕事」だと思ってた
毎日やってた作業。注文が入る → 管理表にコピペ → 在庫を手動で減らす → 発送リストに転記。
1件3分。1日20件で60分。月に30時間。「コピペ」に月30時間払ってた。
しかも手作業だからミスる。在庫の数字を1個間違えて、売り切れてる商品を売ってしまう。お客さんに謝る。返金する。評価が下がる。
手作業のミスで失った信用は、ツール代の何十倍も高い。
スプレッドシートに関数を組んだ。注文データを貼り付けたら在庫が自動で減る。発送リストも自動生成。60分が5分になった。
▶ 持ち帰りポイント
「コピペ」「転記」「目視チェック」を毎日やってたら、それは仕組み化のサイン。関数でもマクロでもいい。「1回だけ頑張って仕組みを作る」と「毎日1時間コピペする」は比較にならない。
穴 3：「無料ツール」に月25時間払ってた
「お金かけたくない」で無料ツールを使いまくった。
無料の画像編集 → 1枚ずつ手作業、広告待ち。月10時間。
無料の会計ソフト → 機能制限でエクスポートできず手入力。月8時間。
無料の在庫管理 → CSV手動取り込み。月7時間。
月25時間を「無料」に払ってた。
有料ツールに切り替えた。月3,000円。25時間が3時間になった。22時間浮いた。この22時間を本業に使ったら、翌月の売上が上がった。
「無料」の本当のコストは、請求書に載らない。自分の時間として消える。
▶ 持ち帰りポイント
ツールのコストは「月額」じゃなくて「浮く時間」で計算する。月3,000円で22時間浮くなら、時給136円で自分を雇ってるのと同じ。 やらない理由がない。
穴 4：「全部自分で」が成長を止めてた
一番の失敗。全部自分でやることを「頑張ってる」と思ってた。
出品作業、問い合わせ返信、梱包発送、帳簿付け。月131時間。利益5万円。時給382円。
出品をテンプレ化したら半分になった。返信をAIに下書きさせたら4分の1になった。梱包を外注したら作業時間ゼロになった。
131時間 → 39時間。浮いた92時間で仕入れ判断に集中。翌月の利益1.8倍。
「全部自分でやる」は美徳じゃない。成長のボトルネック。
▶ 持ち帰りポイント
1週間の作業を全部書き出す。「自分にしかできない」と「誰でもできる」に分ける。8割は後者。 そこにツールか外注を入れる。頑張る方向を間違えると、頑張るほど時給が下がる。
ツール見直しで学んだ5つのこと
Before： Excel1ファイルに全データ、月131時間手作業、時給382円。
After： クラウド+自動化+外注で月39時間、時給3,200円超。
- データを1箇所に集めるな。 壊れたら全部消える
- 「コピペ」は仕事じゃない。 仕組みに置き換えろ
- 「無料」の時間コストを計算しろ。 たいてい有料の方が安い
- 「全部自分で」をやめろ。 8割は自分じゃなくてもいい
- 移行は3日で終わる。 データ消失の復旧は3ヶ月かかる
ツールは「高機能」で選ぶんじゃない。「自分の作業が何分減るか」で選ぶ。
— 3,000行のExcelが壊れた日が、本当のスタートだった。 —
